Künstliche Intelligenz (KI oder auch A.I.) hält Einzug in unseren Alltag und spielt eine immer wichtigere Rolle in vielen Aspekten unseres Lebens. Besonders im Büroumfeld eröffnen KI-gestützte Tools und Techniken neue Möglichkeiten, um die Produktivität zu steigern und den Arbeitsalltag zu erleichtern.
In diesem Blogartikel stellen wir eine kleine Auswahl an benutzerfreundlichen und größtenteils kostenfreien KI-Tools vor, die einen echten Mehrwert für Ihr Office bieten. Zur besseren Übersicht haben wir die Tools in verschiedene Kategorien unterteilt.
Dazu gehören:
Kommunikation und Zusammenarbeit
- ChatGPT by OpenAI (Textverständnis und -erstellung) → https://chat.openai.com/
ChatGPT ist eine fortschrittliche A.I.-Sprachmodell-Technologie, die darauf abzielt, menschenähnliche Texte zu erstellen und zu verstehen. Diese Technologie kann in verschiedenen Anwendungen eingesetzt werden, wie z.B. E-Mail-Autokorrektur, automatische Zusammenfassung von Dokumenten oder als persönlicher Schreibassistent. ChatGPT ist in einer kostenlosen Version verfügbar und kann in viele Kommunikations- und Zusammenarbeitstools integriert werden. - Otter.ai (Spracherkennung und Transkription) → https://otter.ai/
Otter.ai ist ein A.I.-gestütztes Tool, das Audio in Echtzeit in Text umwandelt. Diese kostenlose Anwendung eignet sich hervorragend für Besprechungen, Interviews oder Vorlesungen, indem sie die gesprochenen Worte in Textform festhält und Ihnen die Möglichkeit gibt, Notizen zu erstellen oder die Diskussion in Echtzeit zu verfolgen. Otter.ai bietet auch eine automatische Schlagworterkennung, sodass Sie schnell auf wichtige Punkte in Ihren Aufzeichnungen zugreifen können.
Terminplanung und Zeitmanagement
- Toggl Track (Zeiterfassung) → https://toggl.com/track/
Toggl Track ist eine kostenlose Zeiterfassungssoftware, die A.I. nutzt, um Muster in Ihrer Arbeitsweise zu erkennen und Vorschläge für effizienteres Zeitmanagement zu machen. Sie können Ihre Arbeitszeit nach Projekten, Aufgaben und Kunden aufschlüsseln, um einen besseren Überblick über Ihre Produktivität zu erhalten.
Projektmanagement und Organisation
- ClickUp (A.I.-gestütztes Projektmanagement) → https://clickup.com/
ClickUp ist eine kostenlose, A.I.-gestützte Projektmanagementplattform, die es Teams ermöglicht, Aufgaben und Projekte effektiv zu organisieren und zu verfolgen. Die Plattform nutzt maschinelles Lernen, um Prioritäten zu setzen, Ressourcen zuzuweisen und den Arbeitsablauf zu optimieren. Mit ClickUp können Sie auch Prognosen für die Projektdauer erstellen und somit realistische Deadlines setzen. - Trello (Organisation und Zusammenarbeit) → https://trello.com/
Trello ist ein visuelles Organisations- und Zusammenarbeitstool von Atlassian, das sich für eine Vielzahl von Projekten eignet. Mit der Integration von A.I.-Technologie bietet Trello Automatisierungen und Vorschläge für effizientere Arbeitsabläufe. Die Basisversion ist kostenlos und ermöglicht die Organisation von Aufgaben, Terminen und Dateien in einer übersichtlichen und leicht verständlichen Weise. - Notion.so (Organisation und Zusammenarbeit) → https://www.notion.so/ Notion ist eine All-in-One-Plattform, die es Benutzern ermöglicht Notizen, Aufgabenlisten, Projekte, Datenbanken und Wissensmanagement an einem Ort zu organisieren. Es verbindet die Flexibilität von Dokumenten und Tabellenkalkulationen mit der strukturierten Organisation von Aufgaben- und Projektmanagement-Tools. Benutzer können in Notion.so individuelle Seiten erstellen und diese mit einer Vielzahl von Elementen wie Text, Checklisten, Tabellen, Kalendern, Dateien und anderen Medieninhalten ausstatten. Die Plattform bietet auch Funktionen wie Zusammenarbeit in Echtzeit, Aufgabenzuweisungen, Kalenderintegrationen, Verlaufs- und Versionskontrolle, sowie viele weitere Tools und Funktionen, um Arbeitsabläufe produktiver zu gestalten und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Die KI-Funktionen umfassen intelligente Suche, automatisierte Inhaltszusammenfassung, Textvorhersage, Autovervollständigung und inhaltliche Empfehlungen, die den Benutzern helfen, effizienter zu arbeiten.
Dokumentenverwaltung und Textverarbeitung
- Grammarly (Textkorrektur und -optimierung) → https://www.grammarly.com/
Grammarly ist ein A.I.-gestütztes Tool zur Textkorrektur und -optimierung, das Grammatik, Rechtschreibung und Stil in Echtzeit überprüft. Die kostenlose Version von Grammarly hilft Ihnen dabei, Ihre Texte fehlerfrei und klar zu gestalten, indem sie Vorschläge zur Verbesserung gibt. Es kann in gängige Textverarbeitungsprogramme und Browser integriert werden. - QuillBot (Text-Paraphrasierung und Zusammenfassung) → https://quillbot.com/
QuillBot ist ein kostenloser A.I.-gestützter Text-Paraphraser und Zusammenfasser. Mit QuillBot können Sie Texte umschreiben, um sie klarer, prägnanter oder in einem anderen Stil zu formulieren. Dieses Tool kann auch verwendet werden, um lange Texte in kürzere Zusammenfassungen zu verwandeln, sodass Sie schnell die Hauptpunkte eines Dokuments erfassen können.
Analyse und Business Intelligence
- Google Analytics (Webseiten-Analyse) → https://analytics.google.com/
Google Analytics ist ein kostenloses, A.I.-gestütztes Tool zur Analyse von Webseiten-Traffic und -Verhalten. Es bietet Ihnen Einblicke in die Performance Ihrer Website und hilft Ihnen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, um Ihre Online-Präsenz zu optimieren. - Power BI (Datenvisualisierung und -analyse) → https://powerbi.microsoft.com/de-de/
Power BI ist eine A.I.-gestützte Business-Intelligence-Plattform von Microsoft, die in der Basisversion kostenfrei ist. Mit Power BI können Sie komplexe Datenmengen visualisieren und analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihr Unternehmen effektiver zu steuern.
Design und Kreativität
- Canva (Grafikdesign) → https://www.canva.com/
Canva ist ein Online-Grafikdesign-Tool, das A.I.-Technologie verwendet, um bei der Erstellung ansprechender und professioneller Grafiken zu helfen. Die kostenlose Version bietet zahlreiche Vorlagen, Schriftarten und Designelemente, die für Präsentationen, Social-Media-Beiträge oder Marketingmaterialien verwenden werden können. - Figma (Kolloboration in Designprozessen) → https://www.figma.com/de/
Figma ist eine webbasierte Design- und Prototyping-Plattform, die es Teams ermöglicht, gemeinsam an der Erstellung von digitalen Produkten wie Websites, Apps und Benutzeroberflächen zu arbeiten. Mit Figma können Benutzer Designs erstellen, bearbeiten, kommentieren und freigeben, während sie in Echtzeit mit anderen zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Geräteplattform. Figma bietet eine breite Palette von Funktionen, einschließlich vorgefertigter UI-Komponenten, Integrationen mit anderen Tools wie Sketch und Adobe Creative Cloud, Prototyping- und Animationsfunktionen sowie umfassende Design- und Kollaborations-Tools für Teams.
Automatisierung und Prozessoptimierung
- Zapier (Automatisierung von Arbeitsabläufen) → https://zapier.com/
Zapier ist ein A.I.-gestütztes Tool, das Ihnen hilft, zeitraubende manuelle Aufgaben zu automatisieren, indem es unterschiedliche Anwendungen miteinander verbindet. Die kostenlose Version von Zapier ermöglicht Ihnen, einfache Automatisierungen (sogenannte Zaps) zu erstellen, die Ihre Produktivität steigern können. - UiPath (Robotic Process Automation) → https://www.uipath.com/
UiPath ist ein führender Anbieter von Robotic Process Automation (RPA) Lösungen, die A.I. nutzen, um wiederkehrende und manuelle Aufgaben im Büro zu automatisieren. UiPath bietet eine kostenlose Community Edition, die Ihnen ermöglicht, grundlegende Automatisierungsszenarien zu erstellen und umzusetzen.
Sprachassistenten und virtuelle Helfer
- Google Assistant (Persönlicher Assistent) → https://assistant.google.com/intl/de_de/
Google Assistant ist ein A.I.-gestützter Sprachassistent, der Ihnen bei alltäglichen Aufgaben wie Terminplanung, Wettervorhersage oder Suche nach Informationen helfen kann. Der Google Assistant ist in vielen Geräten und Anwendungen integriert und bietet eine hilfreiche Unterstützung im Büroalltag. - Mycroft (Open-Source Sprachassistent) → https://mycroft.ai/
Mycroft ist ein Open-Source Sprachassistent, der auf A.I. basiert und Ihnen bei verschiedenen Aufgaben im Büro helfen kann. Als Open-Source-Projekt können Sie Mycroft an Ihre speziellen Anforderungen anpassen und erweitern, um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Und was, wenn Ihnen dieser ganze A.I. Hokuspokus irgendwie nicht geheuer ist?
Keine Sorge, auch abseits des momentanen A.I. Hypes gibt es sehr nützliche Tools für den Büroalltag. Hier einige Beispiele:
Microsoft Powertoys
Microsoft PowerToys → https://learn.microsoft.com/de-de/windows/powertoys/ ist eine Sammlung von nützlichen Tools und Anwendungen, die speziell für Windows-Benutzer entwickelt wurden, um ihre Produktivität zu steigern und den Arbeitsablauf zu optimieren. Obwohl PowerToys nicht direkt auf künstlicher Intelligenz basieren, bieten sie dennoch hilfreiche Funktionen, die in einem Büroumfeld nützlich sein können. PowerToys sind kostenlos und Open-Source und können von der GitHub-Seite von Microsoft heruntergeladen werden.
Einige der wichtigsten PowerToys-Tools sind:
FancyZones: Mit FancyZones können Sie benutzerdefinierte Layouts für Ihre geöffneten Fenster erstellen, um eine organisierte und effiziente Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Es hilft Ihnen, den Bildschirmplatz optimal zu nutzen und die Fensteranordnung auf Ihren Workflow abzustimmen.
PowerToys Run: PowerToys Run ist ein Schnellstarter, mit dem Sie Anwendungen, Dateien und Einstellungen einfach und schnell finden und öffnen können. Es erleichtert den Zugriff auf häufig verwendete Ressourcen und reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Dateien oder Programmen.
Color Picker: Der Color Picker ist ein Tool, das es Ihnen ermöglicht, Farben auf Ihrem Bildschirm schnell und präzise zu identifizieren und auszuwählen. Es kann nützlich sein, wenn Sie Farben für Designprojekte auswählen oder Farbinformationen aus einer bestehenden Grafik extrahieren müssen.
Image Resizer: Mit dem Image Resizer können Sie Bilder direkt im Windows Explorer schnell und einfach in der Größe ändern. Dieses Tool ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Bilder auf einmal bearbeiten oder anpassen müssen, z. B. für Präsentationen oder Marketingmaterialien.
Keyboard Manager: Der Keyboard Manager ermöglicht es Ihnen, Tastenkombinationen und Tastaturbelegungen anzupassen, um Ihren individuellen Bedürfnissen und Vorlieben gerecht zu werden. Dies kann dazu beitragen, Ihre Effizienz bei der Verwendung von Tastaturbefehlen zu steigern.
Während Microsoft PowerToys keine A.I.-Technologie enthalten, bieten sie dennoch wertvolle Funktionen und Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Produktivität im Büroalltag zu steigern.
Microsoft PowerShell – Schweizer Taschenmesser für Automatisierung
PowerShell → https://learn.microsoft.com/de-de/powershell/ ist eine leistungsstarke Skriptsprache und Befehlszeilenumgebung von Microsoft, die häufig von Systemadministratoren und fortgeschrittenen Benutzern verwendet wird. Mit PowerShell können Sie eine Vielzahl von Aufgaben automatisieren und die Produktivität im Büroalltag steigern. Hier sind einige Beispiele für PowerShell-Befehle und Skripte, die nützlich sein können:
Schnelles Navigieren und Verwalten von Dateien und Verzeichnissen:
- Get-ChildItem: Auflisten von Dateien und Verzeichnissen in einem Verzeichnis.
- Set-Location: Navigieren zu einem anderen Verzeichnis.
- New-Item: Erstellen neuer Dateien oder Verzeichnisse.
- Remove-Item: Löschen von Dateien oder Verzeichnissen.
- Copy-Item: Kopieren von Dateien oder Verzeichnissen.
- Move-Item: Verschieben von Dateien oder Verzeichnissen.
Verwalten von Prozessen:
- Get-Process: Anzeigen von Informationen über laufende Prozesse.
- Stop-Process: Beenden von Prozessen.
- Start-Process: Starten neuer Prozesse.
Verwalten von Diensten:
- Get-Service: Anzeigen von Informationen über installierte Dienste.
- Start-Service: Starten eines Dienstes.
- Stop-Service: Beenden eines Dienstes.
- Restart-Service: Neustarten eines Dienstes.
- Set-Service: Ändern von Diensteigenschaften.
Ausführen von Remote-Befehlen:
- Invoke-Command: Ausführen von Befehlen auf Remote-Computern.
Automatisieren von Aufgaben mit geplanten Jobs:
- Register-ScheduledJob: Erstellen von geplanten Jobs, die PowerShell-Skripte oder -Befehle ausführen.
- Get-ScheduledJob: Anzeigen von Informationen über geplante Jobs.
- Set-ScheduledJob: Ändern von geplanten Jobs.
- Unregister-ScheduledJob: Entfernen von geplanten Jobs.
Erstellen von benutzerdefinierten Funktionen und Skripten:
Mit PowerShell können Sie benutzerdefinierte Funktionen und Skripte erstellen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren oder komplexe Probleme zu lösen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Produktivität zu steigern, indem Sie maßgeschneiderte Lösungen für Ihre spezifischen Anforderungen entwickeln.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Verwendung von PowerShell ein gewisses Maß an technischem Wissen erfordert. Um Ihre Produktivität effektiv zu steigern, sollten Sie sich mit PowerShell vertraut machen und die Sicherheitsrichtlinien und -praktiken befolgen, um mögliche Risiken oder unbeabsichtigte Auswirkungen auf Ihr System zu vermeiden. Selbstverständlich bieten wir passende PowerShell Schulungen für Einsteiger und Fortgeschrittene an.
Gibt es so etwas wie PowerShell auch für Apple User?
Na klar, für Apple-User haben wir auch einige Beispiele von Anwendungen zur Produktivitätssteigerung aufgeführt.
Hier sind einige Beispiele für macOS-Tools:
Alfred (Produktivitätsanwendung) → https://www.alfredapp.com/
Alfred ist eine leistungsstarke und anpassungsfähige Produktivitätsanwendung, ähnlich wie PowerToys Run, die Ihnen bei der Suche nach Dateien, dem Start von Anwendungen und der Automatisierung von Aufgaben auf Ihrem Mac hilft. Die Grundfunktionen von Alfred sind kostenlos, während einige erweiterte Funktionen in der kostenpflichtigen Powerpack-Version verfügbar sind.
Magnet (Fenstermanagement) → https://magnet.crowdcafe.com/
Magnet ist eine Fenstermanagement-Anwendung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre geöffneten Fenster auf dem Mac-Bildschirm einfach und effizient zu organisieren. Mit Magnet können Sie Fenster in verschiedenen Größen und Positionen anordnen, um den Bildschirmplatz optimal zu nutzen und die Produktivität zu steigern. Magnet ist im Mac App Store erhältlich und kostet eine geringe Gebühr.
BetterTouchTool (Anpassung von Eingabegeräten) → https://folivora.ai/
BetterTouchTool ist eine vielseitige Anwendung, die Ihnen ermöglicht, die Funktionalität von Eingabegeräten wie Maus, Trackpad und Tastatur auf Ihrem Mac anzupassen. Mit BetterTouchTool können Sie benutzerdefinierte Gesten, Tastenkombinationen und Aktionen erstellen, um Ihren Workflow zu optimieren. Die Anwendung bietet eine kostenlose Testversion, und die Vollversion ist kostenpflichtig.
Itsycal (Kalender-Widget) → https://www.mowglii.com/itsycal/
Itsycal ist ein einfaches, aber effektives Kalender-Widget für macOS, das Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre bevorstehenden Termine und Ereignisse bietet. Itsycal lässt sich in den macOS-Kalender integrieren und ist kostenlos verfügbar.
Spectacle (Fenstermanagement) → https://www.spectacleapp.com/
Spectacle ist eine kostenlose Fenstermanagement-Anwendung für macOS, die Ihnen dabei hilft, Ihre geöffneten Fenster mithilfe von Tastenkombinationen schnell und präzise zu organisieren. Obwohl Spectacle nicht mehr aktiv entwickelt wird, kann es weiterhin heruntergeladen und verwendet werden.
Gibt es auch etwas Produktivitätsteigerndes für Linux-Anwender?
An sich sind Linux-User ja sowieso der Meinung, mit dem produktivsten Betriebssystem überhaupt zu arbeiten. Trotzdem gibt es noch eine Vielzahl von nützlichen Tools und Anwendungen, die die Produktivität noch weiter steigern und den Arbeitsablauf optimieren können. Hier sind einige Beispiele für Tools, die für Linux-User geeignet sind:
GNOME Shell Extensions (Desktop-Erweiterungen) → https://extensions.gnome.org/
GNOME Shell Extensions sind Plugins für den GNOME-Desktop, der in vielen Linux-Distributionen verwendet wird. Diese Erweiterungen ermöglichen es Ihnen, die Funktionalität und das Erscheinungsbild Ihres Desktops anzupassen, um Ihren Workflow zu optimieren. Es gibt eine große Auswahl an kostenlosen Erweiterungen, die verschiedene Funktionen bieten, wie z. B. Fenstermanagement, Schnellstartleisten und Systemüberwachung.
AutoKey (Textersetzung und Tastaturkürzel) → https://autokey.github.io/index.html
AutoKey ist ein Open-Source-Tool für Linux, das Tastaturkürzel und Textersetzungsfunktionen bietet. Mit AutoKey können Sie benutzerdefinierte Tastenkombinationen erstellen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Textschnipsel einzufügen oder Programme zu starten. AutoKey hilft Ihnen, Zeit zu sparen und Ihre Produktivität zu steigern.
Albert Launcher (Schnellstarter und Dateisuche) → https://albertlauncher.github.io/
Albert ist ein schneller und flexibler Schnellstarter für Linux, der PowerToys Run und Alfred ähnelt. Mit Albert können Sie Dateien, Anwendungen und Einstellungen schnell finden und öffnen. Albert ist Open Source und kostenlos verfügbar.
KDE Connect (Integration zwischen Linux und mobilen Geräten) → https://kdeconnect.kde.org/
KDE Connect ist ein Open-Source-Tool, das die Integration zwischen Ihrem Linux-Computer und Android- oder iOS-Geräten ermöglicht. Mit KDE Connect können Sie Benachrichtigungen synchronisieren, Dateien übertragen und Ihr Smartphone als Fernbedienung oder Eingabegerät verwenden. Dieses Tool kann die Zusammenarbeit zwischen Ihren Geräten vereinfachen und Ihre Produktivität erhöhen.
Timeshift (Systemwiederherstellung und Datensicherung) → https://github.com/teejee2008/timeshift
Timeshift ist ein Open-Source-Tool für Linux, das Ihnen hilft, Systemwiederherstellungspunkte zu erstellen und Ihre Daten zu sichern. Mit Timeshift können Sie Ihren Computer problemlos auf einen früheren Zustand zurücksetzen, wenn etwas schief geht. Dieses Tool ist besonders nützlich, um Datenverlust und Ausfallzeiten zu verhindern.
Fazit:
Künstliche Intelligenz hat das Potenzial, unsere Arbeitsweise im Büro zu revolutionieren. Die hier vorgestellten A.I.-gestützten Tools sind größtenteils kostenfrei und bieten einen echten Mehrwert in verschiedenen Bereichen wie Kommunikation, Terminplanung, Projektmanagement, Textverarbeitung und Analyse. Durch die Integration dieser Tools in Ihren Arbeitsalltag können Sie Ihre Produktivität steigern und Ihre täglichen Herausforderungen besser meistern. Und auch wenn die anderen vorgestellten Tools für Windows, Apple Macintosh und Linux nicht direkt auf künstlicher Intelligenz basieren, bieten sie dennoch wertvolle Funktionen, um die Produktivität im Büroalltag zu steigern und den Arbeitsablauf zu optimieren.